If you’ve ever found yourself feeling unwell and needing a break from work or school, you know how important it is to communicate your absence properly. In India, writing a medical leave application in Hindi is a common requirement for students, professionals, and government employees alike. Whether you’re a student at Delhi University, an employee at Tata Consultancy Services, or a teacher in a government school, knowing how to craft a clear, formal, and effective medical leave application can make your life a lot easier.
In this comprehensive guide, I’ll walk you through everything you need to know about writing a medical leave application in Hindi — from understanding its importance to exploring multiple sample formats tailored for different situations. Let’s get started!
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What is a Medical Leave Application?
A medical leave application is a formal letter or email written to your school, college, or employer to request leave due to health-related reasons. It’s not just a formality — it’s a professional way to inform your superiors about your absence, ensure your records are updated, and maintain transparency.
Why is it important?
- It helps your organization or institution plan for your absence.
- It ensures your leave is officially recorded.
- It demonstrates professionalism and respect for rules.
Why and When Should You Write a Medical Leave Application?
Let’s be honest: life happens. Sometimes, you catch a fever, sometimes it’s a surgery, and sometimes you just need a mental health break. Here are some common scenarios where a medical leave application becomes necessary:
- High fever, viral infections, or flu
- Accidents or injuries
- Scheduled surgeries or procedures
- Chronic illnesses (like diabetes, asthma, etc.)
- Mental health concerns
- Doctor’s recommended rest
When to write?
As soon as you realize you’ll be unable to attend work or classes, write and submit your application. Prompt communication is always appreciated.
Key Elements of a Medical Leave Application
Before you start writing, here’s a quick checklist of what your application must include:
| Element | Details |
|---|---|
| Recipient’s details | Name, designation, and address of the authority |
| Sender’s details | Your name, designation/class, roll/employee number |
| Subject | A clear, concise subject line |
| Reason for leave | Specific illness or health issue |
| Duration of leave | Start and end dates |
| Medical certificate | Attach if required (especially for longer leaves) |
| Polite closing | Express gratitude and willingness to cooperate |
| Signature | Your full name and, if applicable, signature |
Medical Leave Application Format
सेवा में,
[प्राप्तकर्ता का नाम/पद]
[संस्थान/कंपनी/विद्यालय का नाम]
[पता]
विषय: [मेडिकल लीव के लिए आवेदन]
महोदय/महोदया,
सविनय निवेदन है कि मैं [अपना नाम], [पद/कक्षा] में कार्यरत/अध्ययनरत हूं। मैं [बीमारी/चोट का नाम] के कारण [छुट्टी की अवधि] तक उपस्थित नहीं हो पाऊंगा/पाऊंगी। डॉक्टर ने मुझे आराम की सलाह दी है। कृपया मेरी अनुपस्थिति को मेडिकल लीव के रूप में स्वीकृत करने की कृपा करें। मैंने डॉक्टर का प्रमाण पत्र संलग्न किया है।
धन्यवाद।
[आपका नाम]
[पद/कक्षा]
[रोल नंबर/कर्मचारी आईडी]
[हस्ताक्षर]
Medical Leave Application Samples in Hindi
Now, let’s look at practical examples for different scenarios. You can copy, customize, and use these as needed.
For School Students
Sample 1: Short-Term Medical Leave (Fever/Cold)
सेवा में,
प्रधानाचार्य महोदय,
सेंट जेवियर्स स्कूल,
नई दिल्ली
विषय: बीमारी के कारण अवकाश हेतु आवेदन
मान्यवर,
सविनय निवेदन है कि मैं, राहुल शर्मा, कक्षा 9 ‘बी’ का छात्र हूं। मुझे तेज बुखार और सर्दी हो गई है, जिसके कारण डॉक्टर ने मुझे तीन दिन तक आराम करने की सलाह दी है। कृपया मुझे दिनांक 8 जून 2025 से 10 जून 2025 तक अवकाश प्रदान करने की कृपा करें। मैंने डॉक्टर का प्रमाण पत्र संलग्न किया है।
धन्यवाद।
राहुल शर्मा
कक्षा 9 ‘बी’
रोल नंबर: 27
Sample 2: Long-Term Medical Leave (Surgery)
सेवा में,
प्रधानाचार्य महोदय,
गवर्नमेंट गर्ल्स इंटर कॉलेज,
लखनऊ
विषय: सर्जरी के कारण दीर्घकालीन चिकित्सा अवकाश हेतु आवेदन
मान्यवर,
सविनय निवेदन है कि मैं, साक्षी वर्मा, कक्षा 11 ‘ए’ की छात्रा हूं। मेरी अपेंडिक्स की सर्जरी होने वाली है, जिसके कारण डॉक्टर ने मुझे एक महीने तक पूर्ण आराम की सलाह दी है। कृपया मुझे दिनांक 15 जून 2025 से 14 जुलाई 2025 तक चिकित्सा अवकाश प्रदान करने की कृपा करें। मैंने डॉक्टर का प्रमाण पत्र एवं मेडिकल रिपोर्ट संलग्न की है।
धन्यवाद।
साक्षी वर्मा
कक्षा 11 ‘ए’
रोल नंबर: 12
For Office Employees
Sample 1: Short Medical Leave (Flu)
सेवा में,
मानव संसाधन प्रबंधक,
इन्फोसिस लिमिटेड,
बेंगलुरु
विषय: मेडिकल लीव के लिए आवेदन
महोदय,
सविनय निवेदन है कि मैं, अमित कुमार, सॉफ्टवेयर इंजीनियर के पद पर कार्यरत हूं। मुझे वायरल फ्लू हो गया है और डॉक्टर ने मुझे 5 दिनों तक आराम करने की सलाह दी है। कृपया मुझे दिनांक 8 जून 2025 से 12 जून 2025 तक मेडिकल लीव प्रदान करने की कृपा करें। मैंने डॉक्टर का प्रमाण पत्र संलग्न किया है।
धन्यवाद।
अमित कुमार
सॉफ्टवेयर इंजीनियर
कर्मचारी आईडी: INF12345
Sample 2: Extended Medical Leave (Accident Recovery)
सेवा में,
वरिष्ठ प्रबंधक,
टाटा स्टील लिमिटेड,
जमशेदपुर
विषय: दुर्घटना के कारण दीर्घकालीन चिकित्सा अवकाश हेतु आवेदन
महोदय,
सविनय निवेदन है कि मैं, सुरेश यादव, प्लांट सुपरवाइज़र के पद पर कार्यरत हूं। हाल ही में मेरा एक्सीडेंट हो गया, जिससे मुझे पैर में फ्रैक्चर हो गया है। डॉक्टर ने मुझे 30 दिनों तक बेड रेस्ट की सलाह दी है। कृपया मुझे दिनांक 10 जून 2025 से 9 जुलाई 2025 तक चिकित्सा अवकाश प्रदान करने की कृपा करें। मैंने मेडिकल रिपोर्ट एवं प्रमाण पत्र संलग्न किए हैं।
धन्यवाद।
सुरेश यादव
प्लांट सुपरवाइज़र
कर्मचारी आईडी: TS98765
For Government Employees
Sample 1: Medical Leave for Teachers
सेवा में,
श्रीमान खण्ड शिक्षाधिकारी,
राजकीय उच्च प्राथमिक विद्यालय,
जयपुर
विषय: चिकित्सीय अवकाश हेतु आवेदन
महोदय,
विनम्र निवेदन है कि मैं, अंजलि मिश्रा, तृतीय श्रेणी शिक्षक के पद पर कार्यरत हूं। मुझे पिछले कुछ दिनों से तेज सिरदर्द और चक्कर आ रहे हैं। डॉक्टर ने जांच के बाद 15 दिन के बेड रेस्ट की सलाह दी है। कृपया मुझे दिनांक 8 जून 2025 से 22 जून 2025 तक चिकित्सा अवकाश प्रदान करने की कृपा करें। मैंने मेडिकल प्रमाण पत्र संलग्न किया है।
धन्यवाद।
अंजलि मिश्रा
तृतीय श्रेणी शिक्षक
मोबाइल: 9876543210
For Short-Term and Long-Term Leave
Sample 1: One-Day Medical Leave
सेवा में,
प्रधानाचार्य महोदय,
केन्द्रीय विद्यालय,
भोपाल
विषय: एक दिन के मेडिकल अवकाश हेतु आवेदन
मान्यवर,
सविनय निवेदन है कि मैं, आदित्य सिंह, कक्षा 10 ‘सी’ का छात्र हूं। कल अचानक तबीयत खराब होने के कारण मैं विद्यालय नहीं आ सका। कृपया मेरी एक दिन की अनुपस्थिति को मेडिकल लीव के रूप में स्वीकृत करें।
धन्यवाद।
आदित्य सिंह
कक्षा 10 ‘सी’
रोल नंबर: 18
Sample 2: Medical Leave for Mental Health
सेवा में,
मानव संसाधन प्रबंधक,
एचडीएफसी बैंक,
मुंबई
विषय: मानसिक स्वास्थ्य के कारण चिकित्सा अवकाश हेतु आवेदन
महोदय,
सविनय निवेदन है कि मैं, नेहा अग्रवाल, रिलेशनशिप मैनेजर के पद पर कार्यरत हूं। हाल ही में अत्यधिक कार्यभार के कारण मुझे मानसिक तनाव महसूस हो रहा है। डॉक्टर ने मुझे 7 दिनों के लिए आराम करने की सलाह दी है। कृपया मुझे दिनांक 8 जून 2025 से 14 जून 2025 तक चिकित्सा अवकाश प्रदान करने की कृपा करें। मैंने डॉक्टर का प्रमाण पत्र संलग्न किया है।
धन्यवाद।
नेहा अग्रवाल
रिलेशनशिप मैनेजर
कर्मचारी आईडी: HDFC54321
How to Submit Your Medical Leave Application
Depending on your organization or institution, you can submit your application in several ways:
| Method | Description |
|---|---|
| Physical Letter | Handwritten or printed letter submitted to the authority |
| Typed application sent via official email ID | |
| Online Portal | Submission through HR or leave management systems (like SAP, GreytHR, or government portals) |
| WhatsApp/Phone (Emergency) | For sudden illness, inform verbally and follow up with a written application |
Tip: Always attach a scanned copy of your medical certificate if submitting online or by email.
Tips for Writing an Effective Medical Leave Application
- Be clear and concise: State your reason and duration without unnecessary details.
- Use formal and polite language: Show respect and professionalism.
- Attach supporting documents: Medical certificate, doctor’s prescription, or reports.
- Mention your willingness to cooperate: Offer to assist with urgent tasks or handover.
- Proofread: Check for spelling, grammar, and factual accuracy before submitting.
- Submit promptly: Don’t delay communication; inform as soon as possible.
Frequently Asked Questions (FAQs)
Is a medical certificate mandatory for medical leave?
Yes, especially for leaves longer than a day or two. Most organizations require a doctor’s certificate as proof.
How many days of medical leave can I take?
It depends on your institution’s policy and your medical condition. Government employees in India, for example, are eligible for up to 365 days of medical leave during their service.
Can I take medical leave for mental health issues?
Absolutely. Mental health is as important as physical health. Just ensure you have a doctor’s recommendation.
What if my leave is not approved?
Reach out to your HR or supervisor, provide additional documentation if required, and explain your situation honestly.
Can I apply for medical leave online?
Yes. Many companies and schools now accept online applications via email or dedicated portals.
Conclusion
Writing a medical leave application in Hindi isn’t just about following rules — it’s about being responsible, transparent, and professional. Whether you’re a student at St. Xavier’s School, an employee at Infosys, or a government teacher in Jaipur, a well-written application ensures your absence is understood and approved without hassles.
Remember, always use a clear format, include all necessary details, and submit your application promptly. Use the sample letters above as templates and customize them for your specific situation. Take care of your health, and don’t hesitate to ask for the rest you need — your well-being comes first!